employee assessment solutions blog

describe the image

BLOG

Khi nào nên chia sẻ thông tin nhạy cảm với nhóm?

Posted by Anh Mai on Dec 1, 2011 6:34:00 PM

Khi làm sếp, bạn thường được biết những thông tin mà nhóm không biết. Bạn có thể biết được rằng một khách hàng lớn không hài lòng với dịch vụ của mình, hoặc những lãnh đạo cấp cao đang cân nhắc tìm dịch vụ bên ngoài để thực hiện công việc nhóm bạn đang làm. Bạn sẽ chia sẻ những thông tin này hay giữ bí mật với nhân viên của mình? Dù là bất cứ thông tin gì, việc có nên nói hay không và nếu có thì nói khi nào, bằng cách nào hoàn toàn phụ thuộc vào bạn.

chia sẻ thông tin trong doanh nghiệp

Hãy chỉ nói những gì họ cần biết

Các chuyên gia nói gì?
Lẽ dĩ nhiên là có một số trường hợp bạn không được phép chia sẻ thông tin, chẳng hạn như công ty của bạn đang bị mua lại nhưng thỏa thuận chưa ký kết, hoặc một người nào đó trong nhóm của bạn sắp phải ra đi. Tuy nhiên, cũng có rất nhiều trường hợp quyền quyết định nằm trong tay bạn. Vào những thời điểm như thế, bạn sẽ cảm thấy khá áp lực. “Rất hiếm khi người ta không muốn biết những tin tức có ảnh hưởng đến họ dù tin đó xấu đến thế nào”, Michael Useem, giáo sư tại trường Quản lý Wharton School và là tác giả của “Four Lessons in Adaptive Leadership” (“Bốn bài học để thích ứng vai trò lãnh đạo”) cho biết.

Nhưng việc đánh giá mỗi tình huống một cách riêng lẻ cũng rất quan trọng và bạn cần nhớ rằng bảo bọc nhân viên không phải là nhiệm vụ của bạn. Theo Linda Hill, giáo sư tại trường quản lý doanh nghiệp Harvard Business School và là đồng tác giả của cuốn sách Being the Boss: The 3 Imperatives for Becoming a Great Leader (Là sếp: Ba điều cần có để trở thành nhà lãnh đạo lớn): “Chúng ta không phải là cha mẹ mà là sếp của họ”. Việc có nên chia sẻ hay không phụ thuộc vào từng tình huống nhưng những hướng dẫn dưới đây có thể giúp bạn đưa ra quyết định đúng.

Hãy biết về xu hướng tự nhiên của bạn
Mỗi người chúng ta có cách ứng xử và tiếp cận riêng đối với những vấn đề riêng tư. Một số người thích giữ yên lặng, số khác lai giống như một cuốn sách mở. Nhưng nếu bạn đang ở trong vai trò quản lý, cả hai cách này đều không lý tưởng. “Nếu bạn quá kín đáo và mọi người không biết được thông tin cần biết để thực hiện công việc, bạn cần phải thay đổi”, Hill nói. Nhưng nếu bạn quá minh bạch – tiết lộ quá nhiều thông tin – bạn có thể bị xem là không chuyên nghiệp. Nếu bạn hiểu được xu hướng của bản thân, bạn có thể điều chỉnh dễ dàng hơn và tìm ra sự cân bằng.

Hãy tìm hiểu động cơ của bạn
Nếu như bạn cảm thây bản thân mình nôn nóng chia sẻ thông tin với nhóm, hoặc mặt khác, tìm cách trì hoãn một cuộc nói chuyện đáng ra cần phải thực hiện, hãy tự vấn động cơ của bạn. Bạn cảm thấy có lỗi khi che giấu thông tin? Bạn lo rằng người nghe sẽ tức giận với bạn? Hil nói rằng bạn cần phải tìm hiểu lý do thực sự của việc nói hoặc không nói và hỏi chính bản thân mình xem điều đó có hợp lý hay không”. Hãy bảo đảm rằng bạn không chia sẻ thông tin chỉ để tâm trạng của mình khá hơn. Bạn không nên đẩy sự lo lắng đó cho các nhân viên của mình. Ngược lại, đừng giữ im lặng chỉ bởi vì bạn không thoải mái hoặc không thể tìm ra được cách nào chia sẻ thông tin.

Bạn cũng nên tự vấn xem động cơ của mình là hoàn toàn có thiện chí hay không. Đừng giữ kín thông tin chỉ để đạt được hoặc ngăn chặn một kết quả chắc chắn sẽ xảy ra với những người xung quanh. Theo Hill, có những công ty quyết định sẽ sa thải nhân viên nhưng không nói ra vì hy vọng họ sẽ làm việc chăm chỉ đến lúc cuối cùng. Giữ bí mật trong trường hợp này là đánh lừa người khác.

Rõ ràng và minh bạch trong chia sẻ thông tin
Cả Hill và Useem đều cho rằng người quản lý cần phải càng rõ ràng càng tốt, đặc biệt là đối với các thông tin tiêu cực. ‘Bạn cần cho nhân viên biết những tin xấu nếu nó có thể ảnh hưởng đến công việc hoặc sự nghiệp của họ …”, Hill nói. Chia sẻ cũng là một cách kêu gọi sự giúp đỡ của nhóm để giải quyết vấn đề. Sự cởi mở sẽ giúp gây dựng lòng tin, điều mà Useem so sánh như “tiền trong tài khoản”. Nhân viên sẽ tin tưởng rằng bạn sẽ luôn nói với họ những điều họ cần biết. Vì vậy, nếu trong một trường hợp nào đó, bạn không thể nói cho họ biết mọi thứ, họ sẽ dễ dàng thông cảm với bạn hơn.

Hướng về tương lai
Nếu bạn quyết định chia sẻ, hãy chắc rằng những gì bạn nói sẽ hàm chứa sự lạc quan và hy vọng. “Truyền tải thông tin sao cho người nghe có thể tiếp thu và có phương hướng hành động đúng đắn”, Hill nói. Useems đồng ý và cho rằng các nhà lãnh đạo có trách nhiệm chỉ cho mọi người thấy con đường phía trước sẽ như thế nào. Ví dụ, nếu như bạn cần nói với nhóm rằng bạn mất đi một dự án đầu thầu quan trọng, bạn có thể nói như sau: “Điều này hoàn toàn là một tin xấu, nhưng chúng ta cần phải nỗ lực gấp đôi để phát triển khách hàng và tập trung nhiều hơn vào ba dự án nhỏ khác cho đến cuối năm. Các bạn hãy phát triển mạng lưới giao tiếp khách hàng của mình và đem đến cho tôi những khách hàng tiềm năng.” Theo Useems, dù thông tin có tệ như thế nào bạn cũng cần phải bộc lộ niềm lạc quan. Những lẽ dĩ nhiên là bạn cũng không nên tạo ra hy vọng giả tạo. “Phóng đại khả năng thành công có thể dẫn đến thất vọng về sau”, Useem nói.

Đừng chia sẻ quá nhiều.
Bạn cũng nên nhận ra rằng sự minh bạch tuyệt đối đôi khi là không cần thiết và sẽ làm nhân viên bối rối. Hãy kìm nén mong muốn chia sẻ khi bạn chưa có đầy đủ thông tin và cũng đừng đi quá sâu vào chi tiết khi điều đó có hại nhiều hơn có lợi. “Mọi người thường gặp nhiều khó khăn trong việc đối mặt với những khả năng tiêu cực”, Useem nói. Thay vì hiểu rằng khả năng xảy ra kết quả tiêu cực là không lớn, họ sẽ trở nên hoảng sợ và cho rằng quyết định đã được đưa ra. Hill nói: “Bạn không nhất thiết phải chia sẻ toàn bộ suy nghĩ của bản thân với mọi người”.

Khi nào thì nên im lặng
Sẽ có những lúc bạn không được tự do tiết lộ thông tin vì quy định của công ty, hay vì chỉ đạo của cấp trên. Trong trường hợp này, nếu bạn cảm thấy đó là thông tin nhân viên nên biết, hãy thách thức quy định hoặc quyết định của sếp bằng cách nêu lên ý kiến của bạn với cấp quản lý cao hơn. Nhưng nếu không được phép từ cấp trên, đừng đi ngược lại luật lệ. Bạn có thể bị mất việc.

Những nguyên tắc cần nhớ:

Nên làm:

-      Tự vấn xem tại sao bạn lại muốn chia sẻ hoặc không chia sẻ thông tin và đánh giá xem lý do đó có hợp lý hay không.

-      Càng rõ ràng càng tốt trong chia sẻ thông tin (nếu hoàn cảnh cho phép).

-      Truyền tải thông tin sao cho mọi người biết được họ có thể làm gì về điều mà bạn nói

Không nên làm:
-      Giữ kín thông tin vì bạn không chắc là nên nói như thế nào.

-      Tảng lờ quy định của công ty dù bạn được yêu cầu không tiết lộ thông tin.

-      Chia sẻ mọi thứ với nhóm– thay vào đó, hãy chỉ nói những gì họ cần biết.

Nguồn: lược dịch “Harvard Business Review”

Profiles International – thương hiệu toàn cầu về công cụ và giải pháp đánh giá nhân sự – vừa công bố dự án “Những công ty Việt Nam hoạt động hiệu quả năm 2011” -  dự án thường niên nhằm tôn vinh những công ty có năng suất hoạt động cao nhất trong năm. Dự án năm 2011 bao gồm 676 công ty thuộc 22 ngành công nghiệp so với với 551 công ty thuộc 21 ngành công nghiệp trong năm 2010.  Phạm vi nghiên cứu bao gồm các công ty giao dịch công khai trên thị trường chứng khoán, trong đó năng suất lao động được xác định dựa trên doanh thu kiếm được trên mỗi nhân viên toàn thời gian. Tìm hiểu thêm và tải báo cáo tại: http://vietnamsmostproductive.com 

Click me

Topics: Quản Trị Nhân Sự, Quản Lý Nhóm, Kỹ Năng Lãnh Đạo




    guest blogger VI (2)

    Bài viết mới nhất

    Danh mục bài viết

    see all

    Kết nối với Profiles