employee assessment solutions blog

describe the image

BLOG

Sự trao quyền mang lại lợi ích như thế nào cho tổ chức?

Posted by Huy Tran on Oct 21, 2013 8:00:00 AM

"Cách nhanh nhất để một nhà quản lý cấp cao tự làm hại bản thân mình là từ chối việc tìm hiểu cách trao quyền trong công việc - phương pháp, thời điểm và đối tượng" - Cash Penny, nhà sáng lập của J.C. Penny

trao quyền

Câu nói này đã nêu lên một sự thật không thể phủ nhận. Các nhà quản lý và giám đốc điều hành phải giám sát một số lượng lớn nhân viên, những kế hoạch chiến lược và quy trình hoạt động của công ty. Chính vì thế, họ không thể có thời gian để quản lý tất cả. Trao quyền sẽ đem lại lợi ích cho tất cả những người có liên quan, nếu như việc trao quyền đó được thực hiện đúng đắn. Sự trao quyền giúp cho các nhà quản lý giảm bớt khối lượng công việc của mình, đồng thời giúp cho các nhân viên có được cơ hội làm những công việc mới. 

Tuy nhiên, cần phải có sự phân biệt rõ ràng giữa sự trao quyền, giao việc và gán việc. Sự trao quyền là việc chuyển giao quyền hành từ một cấp trong tổ chức đến một cấp thấp hơn. Khi một nhà quản lý giao các nhiệm vụ cho nhân viên của mình, mà những nhiệm vụ đó là những công việc thuộc phạm vi vị trí hiện tại của nhân viên đó, thì đó được gọi là giao việc. Gán việc là khi các nhân viên phải làm các công việc không thuộc nhiệm vụ của mình. Ở mỗi vị trí sẽ có những công việc hành chính khác nhau. Nếu bạn thấy bản thân mình có quá nhiều nhiệm vụ hành chính phải hoàn thành, hãy cân nhắc về việc tuyển dụng thêm trợ lý hành chính.

Sự trao quyền ít khi được nêu chi tiết trong bảng mô tả công việc cho các nhà quản lý và giám đốc điều hành, dù tầm quan trọng của trao quyền không hề kém các nhiệm vụ khác.

Dưới đây là 4 dấu hiệu cho bạn thấy rằng bạn cần thực hiện việc trao quyền tốt hơn:

  • Bạn luôn làm việc muộn.
  • Bạn liên tục bị trễ thời hạn cho phép.
  • Bạn luôn cảm thấy căng thẳng.
  • Chất lượng công việc của bạn bị giảm sút.

Một khi bạn chấp nhận rằng có quá nhiều công việc bạn phải hoàn thành, đó là khi bạn cần phải quyết định những ai bạn nên trao quyền các công việc. Không phải tất cả mọi công việc đều có thể được trao quyền. Đối với một số quyết định quan trọng, như việc chi tiêu ngân sách, phải nằm trong sự điều hành của những người có thể ra quyết định. Hãy xem xét các công việc hiện tại của bạn và xác định những công việc nào bạn có thể trao quyền. Sau đó, hãy cân nhắc xem những nhân viên nào có thể hoàn thành tốt nhất những công việc đó. Chẳng hạn, nếu bạn cần phải thực hiện công việc nghiên cứu thị trường và bạn biết một trong các nhân viên của mình đặc biệt thông thạo trong lĩnh vực đó, hãy trao quyền thực hiện công việc cho họ. Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng các công việc sẽ được hoàn thành hiệu quả và đồng thời trao cho các nhân viên của mình cơ hội được toả sáng.

Bây giờ là lúc bạn cần thực hiện việc trao quyền. Việc giao tiếp là rất quan trọng trong lúc này. Bạn cần phải nắm rõ được những đòi hỏi cho mỗi công việc, cách thức thực hiện và hãy đưa ra một thời hạn hoàn thành cụ thể. Nếu bạn muốn các nhân viên của mình tự sáng tạo phương pháp hoàn thành công việc, hãy cho họ biết. Luôn khuyến khích nhân viên đặt các câu hỏi để làm rõ các nhiệm vụ họ cần hoàn thành. Bạn cần lưu ý rằng, không được trao quyền quá nhiều nhiệm vụ trong cùng một lúc. Nhà tư vấn Bill Zipp đã từng làm một so sánh và cho thấy được rằng các nhân viên sẽ cảm thấy bị “tấn công” bởi một danh sách dài các công việc cần phải hoàn thành.

Công việc sẽ không tự hoàn thành sau khi bạn trao quyền. Hãy thiết lập các nhắc nhở để kiểm tra nhân viên của mình và xem xét tiến trình hoàn thành công việc. Mặc dù bạn không hề muốn kiểm soát chặt chẽ nhân viên của mình, bạn cần phải đảm bảo rằng họ đang làm việc đúng tiến độ để hoàn thành các công việc được trao quyền. Hãy nhớ rằng, bạn vẫn là người chịu trách nhiệm cho kết quả cuối cùng.

Và đừng quên nói lời cảm ơn đến các nhân viên đã giúp bạn hoàn thành các công việc trong thời gian qua. Nếu bạn thực sự ấn tượng với các công việc mà họ đã hoàn tất, hãy nói cho họ biết điều đó. Cảm ơn họ đã sẵn sàng tham gia vào một nhiệm vụ quan trọng và cho họ biết rằng những việc họ làm đã giúp ích như thế nào cho công ty. Nếu sắp tới bạn có các công việc liên quan, hãy thảo luận về những cơ hội trong tương lai để các nhân viên của bạn có cơ hội được đóng góp.

Lợi ích rõ ràng của việc trao quyền đó là giúp cho các giám đốc điều hành có nhiều thời gian tập trung vào các kế hoạch và chiến lược dài hạn. Tuy nhiên điều đó không có nghĩa là các nhân viên không có được lợi ích gì từ việc trao quyền. Các nhiệm vụ mà nhân viên được trao sẽ giúp rất nhiều cho họ trong việc phát triển các kỹ năng mới. Đồng thời qua đó cũng làm tăng mức độ gắn kết của nhân viên, góp phần vào sự thành công của tổ chức.

Nguồn: Profiles International.

Free test (CP 360) (V)

Topics: Quản Lý Nhóm, Kỹ Năng Lãnh Đạo, Làm việc nhóm




    guest blogger VI (2)

    Bài viết mới nhất

    Danh mục bài viết

    see all

    Kết nối với Profiles